Dans l'espace Documents, vous pouvez restreindre l'accès à un dossier à certains utilisateurs ou groupes. C'est utile pour réserver des contenus sensibles, comme un suivi de chiffre d'affaires ou des plans de ventes, aux seules personnes concernées.
1. Accéder à l'espace Documents
Dans le menu de gauche, cliquez sur Documents. Vous voyez alors la liste des dossiers partagés de votre organisation.
2. Ouvrir les restrictions du dossier
Survolez le dossier à restreindre, puis cliquez sur les trois points verticaux (⋮) à droite de son icône. Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez Restrictions.
Ce même menu vous permet aussi de modifier le dossier, de changer son icône ou de le supprimer.
3. Définir qui peut accéder au dossier
Le panneau Restrictions s'ouvre sur la droite, avec le nom du dossier en en-tête. Deux options s'offrent à vous :
Ajouter des utilisateurs : dans la section Utilisateurs, cliquez sur + ajouter un utilisateur et sélectionnez les personnes qui doivent avoir accès au dossier.
Ajouter des groupes : dans la section Groupes, cliquez sur + ajouter un groupe pour donner accès à tous les membres d'un groupe en une seule fois. C'est la solution la plus simple pour gérer l'accès d'une équipe entière (par exemple, tous les commerciaux d'une région).
Vous pouvez combiner les deux : par exemple, donner accès à un groupe et ajouter en plus un ou deux utilisateurs individuels.
4. Fermer le panneau
Une fois vos ajouts effectués, cliquez sur Enregistrer en bas de la page pour revenir à la liste des dossiers.
Bonnes pratiques
Privilégiez les groupes plutôt que les utilisateurs individuels. Lorsqu'un collaborateur rejoint ou quitte une équipe, il suffit de mettre à jour le groupe, sans avoir à modifier chaque dossier.
Pensez à vérifier régulièrement les restrictions de vos dossiers sensibles, notamment après un départ ou un changement de poste.